Главное управление спорта и туризма

На основании пункта 2 постановления № 776 решением Минского областного исполнительного комитета от 09.04.2015 № 340 «О закреплении служебных легковых автомобилей и установлении их пробега» (с изменениями и дополнениями) (далее – решение МОИК № 340) райгорисполкомам и их структурным подразделениям, сельисполкомам установлены лимиты количества служебных легковых автомобилей и их пробега.

На основании решения МОИК № 340 райгорисполкомам необходимо определить должности руководителей райгориисполкомов, структурные подразделения, за которыми  закрепляются служебные автомобили.

Кроме того, райигорисполкомам, структурным подразделениям с правами юридического лица, сельисполкомам, на балансе которых числятся автомобили, необходимо определить локальными нормативными актами (распоряжения, приказы) ответственных лиц, за которыми закреплены служебные автомобили, топливная карта.

Обращаем внимание, что при наличии единицы водителя автомобиля в штатном расписании рабочая инструкция водителю автомобиля составляется на основании § 1а выпуска 52 Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утвержденного  постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 25.11.2003 № 147, которым в характеристике его работ предусмотрено оформление транспортных документов, заправка автомобиля, перегон автомобиля для технического обслуживания и ремонта, постановка автомобиля на установленное место хранения и т.д.

Для упорядочения использования, учета и контроля служебных автомобилей необходимо принять следующие меры.

1. При приеме-передаче транспортного средства необходимо оформлять акт о приеме-передаче с указанием всех предусмотренных законодательством сведений (дата выпуска или приобретения, срок эксплуатации, характеристика и др.). 

Согласно пунктам 10, 11 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств в бюджетных организациях, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.10.2012 № 60 (ред. от 08.02.2013), транспортные средства принимаются к бухгалтерскому учету на субсчете 015 «Транспортные средства» по первоначальной стоимости на основании акта о приеме-передаче основных средств по форме согласно приложению 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 22 апреля 2011 г. № 23 «Об установлении форм акта о приеме-передаче основных средств, акта о приеме-передаче нематериальных активов и утверждении Инструкции о порядке заполнения акта о приеме-передаче основных средств и акта о приеме-передаче нематериальных активов» (в редакции от 28.04.2018).

2. Обеспечить наличие сведений о технических характеристиках автомобилей. В случае их отсутствия направить запросы в сервисные центры об объеме бака, мощности двигателя для правильного применения норм расхода топлива.

Нормы расхода топлива установлены постановлениями Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь:

от 06.01.2012 № 3 «Об установлении норм расхода топлива в области транспортной деятельности и признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь»;

от 20.01.2016 № 1 «Об установлении рекомендуемых норм расхода топлива в области транспортной деятельности»;

от 01.08.2019 № 44 «Об установлении норм расхода топлива в области транспортной деятельности»;

от 14.11.2019 № 50 «Об установлении норм расхода топлива в области транспортной деятельности»;

от 23.12.2019 № 54 «Об установлении норм расхода топлива в области транспортной деятельности»;

от 10.02.2020 № 2 «Об установлении норм расхода топлива в области транспортной деятельности»;

от 24.04.2020 № 13 «Об установлении норм расхода топлива в области транспортной деятельности».

В случае отсутствия  автомобиля в указанных нормативных документах для установления линейной нормы топлива необходимо подать заявку в БелНИИТ «Транстехника» на разработку линейной нормы расхода топлива для автомобиля, находящегося на балансе организации.

Обращаем внимание, что линейные нормы расхода топлива установлены с точностью до 1 знака после запятой (до десятых долей литра), то есть при учете и списании топлива округление до целых не предусмотрено.

Распоряжением (приказом) руководителя юридического лица установить повышение (понижение) линейных норм расхода топлива на основании Инструкции о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 31.12.2008 № 141 (далее – Инструкция № 141).

Для правильности применения повышающих норм при эксплуатации автомобилей в зимних условиях необходимо обеспечить ведение учета журнала регистрации результатов измерений температуры окружающего воздуха по форме, приведенной в приложении к Инструкции № 141.

3. Обеспечить наличие топливной карты на каждый автомобиль. Распоряжением (приказом) руководителя юридического лица закрепить топливную карту за работником, за которым закреплен автомобиль.

При этом топливные карты должны числиться в бухгалтерском учете организации с указанием материально ответственного лица.

4. Обеспечить наличие в учетной политике юридического лица форму первичного учетного документа (путевого листа) для ведения учета топлива.

В соответствии с пунктом 1 статьи 10 Законом Республики Беларусь от 12.07.2013 «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон о бухгалтерском учете) каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Пунктом 4 статьи 10 Закона о бухгалтерском учете установлено, что формы первичных учетных документов, не указанных в постановлении    Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов», могут утверждаться руководителем организации.

При этом согласно пункту 7е Методических указаний о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь от 11.12.1997 № 59, путевой лист применяется для списания в расход автомобильного топлива. Топливо списывается по фактическому расходу, но не выше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей. В путевом листе в обязательном порядке указываются показания спидометра при выезде из гаража и возврате в гараж в конце рабочего дня.

Форма путевого листа легкового автомобиля утверждена постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 29.03.2012 № 25 «Об установлении форм путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, утверждении инструкции о порядке оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров и признании утратившими силу постановлений Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 06.10.2003 № 44 и 28.03.2008 № 38» (далее – постановление № 25).

В пункте 3 Инструкции о порядке оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, утвержденной постановлением № 25, определено, что в путевых листах должны быть указаны  следующие сведения: отметки о прохождении водителем медицинского осмотра, отметки о техническом состоянии автомобиля, отметки водителя и уполномоченных лиц, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля, иные отметки уполномоченных лиц, оформляющих путевой лист.

Согласно пункту 2 статьи 10 Закона о бухгалтерском учете в первичном учетном документе (путевых листах) должны быть указаны должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Таким образом, полагаем целесообразным форму путевого листа, предусмотренную постановлением № 25, включить в  учетную политику каждой бюджетной организации.

При выпуске автомобиля на линию выданные водителю путевые листы возможно регистрировать в журнале выдачи путевых листов.

5. Обеспечить контроль за достоверностью сведений в путевых листах, в том числе путем ежемесячной сверки с информацией автозаправочных станций о приобретении нефтепродуктов по каждой топливной карте, снятия остатков бензина в баке и показаний спидометров.

При учете ГСМ целесообразно обобщать данные путевых листов в накопительных ведомостях и (или) карточках учета расхода топлива ежемесячно на каждое транспортное средство.

Структурными подразделениями райгорисполкомов и сельисполкомами, ведение бухгалтерского учета которых осуществляют Центры по обеспечению деятельности бюджетных организаций, необходимо обеспечить во взаимодействии с этими Центрами контроль за достоверностью сведений в путевых листах.

Обращаем внимание, что должностные обязанности в  должностных инструкциях главного бухгалтера должны соответствовать статье 8 Закона о бухгалтерском учете, а также выпуску 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих для всех видов деятельности» (приложение 1 к постановлению Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 (в редакции от 14.04.2020), согласно которым  главный бухгалтер осуществляет контроль за соблюдением порядка обработки бухгалтерской информации и графика документооборота, оформлением первичных учетных документов и другие обязанности.

6. Обеспечить при проведении инвентаризаций снятие показаний спидометра и остатка топлива в баках.

Единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организаций установлен Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180.

Руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации, также приказом руководителя организации предусматривается создание инвентаризационной комиссии согласно пункту 12 Инструкции № 180. Руководитель организации может принять решение о включении в состав инвентаризационных комиссий работников других организаций и иных лиц, участие которых целесообразно при проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии структурных подразделений райгорисполкомов и сельисполкомов, обслуживаемых Центром, могут быть включены работники Центра.

Обращаем внимание, что кроме ежегодной инвентаризации  согласно пункту 6 Инструкции № 180 инвентаризация проводится на день приема-передачи дел в случае смены руководителя и (или) материально ответственных лиц.

Согласно пункту 8 Инструкции № 180 по решению руководителя организации количество проводимых в течение года обязательных инвентаризаций может быть увеличено. Сроки проведения инвентаризаций (годовых, в течение года), перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации.

Для осуществления текущего контроля полагаем целесообразным при передаче автомобилей на техническое обслуживание в сервисные центры указывать в заказ-нарядах показания спидометров.

Остатки горюче-смазочных материалов в баке транспортного средства возможно подтверждать ежемесячными актами снятия остатков.

7.  Обеспечить учет шин и аккумуляторных батарей.

Учет эксплуатации шин, установленных на автомобиль, ведется в соответствии с Техническим кодексом установившейся практики ТКП 299-2011 (02190) «Автомобильные шины. Нормы и правила обслуживания», утвержденным приказом Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 21.03.2011 № 149-Ц (далее – приказ № 149-Ц), в карточках учета работы летних и зимних шин.

Учет работы аккумуляторных батарей ведется в соответствии с Техническим кодексом установившейся практики ТКП 298-2011 (02190) «Стартерные аккумуляторные батареи. Нормы и правила обслуживания», утвержденным приказом № 149-Ц, в карточках учета работы АКБ.

8. Заключить договоры с медицинскими учреждениями на предрейсовое обследование и контроль состояния водителей либо локальным нормативным актом определить ответственное лицо организации по контролю состояния водителей.

Согласно части 1, части 2 статьи 34 Закона Республики Беларусь от 05.01.2008 «О дорожном движении», постановлению Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 09.07.2013 № 25/28 «Об утверждении Инструкции о порядке проведения контроля состояния водителей механических транспортных средств, самоходных машин на предмет нахождения в состоянии алкогольного опьянения или в состоянии, вызванном потреблением наркотических средств, психотропных веществ, их аналогов, токсических или других одурманивающих веществ» необходимо проводить предрейсовое обследование и контроль состояния водителей.

9. Распоряжением (приказом) руководителя определить место хранения служебного легкового автомобиля.

10. При использовании транспортных средств в выходные дни необходимо учитывать, что согласно статье 142 Трудового кодекса Республики Беларусь необходимость выполнения работы в выходной день с согласия или по инициативе работника определяет наниматель.